Právo vkládat má kterýkoli zaměstnanec či student (přesněji: osoba registrovaná LIANE). Pokud vloží do systému platný záznam, stává se jeho vlastníkem. Vlastník je oprávněn sebou vložené záznamy libovolně měnit či mazat, pokud nebyly autoritou zamčeny. Oprávnění se odvozují od uvedených pracovišť, pokud nejsou u neúplného záznamu k dispozici žádná, odvozují se od afiliace osoby, která je předmětem mobility.
Neúplný záznam vznikne zcela či částečně automatizovaným převodem z jiného informačního systému – běžný uživatel neúplný záznam nedokáže uložit. Takové záznamy je třeba autoritou, tj. pověřenou osobou nejprve zkontrolovat, doplnit a navrhnout na schválení, případně vymazat (duplicity, nedůležité mobility).
Násobný záznam reflektuje fakt, že na jeden cestovní příkaz lze vykonat několik mobilit, pokud jsou za sebou v řadě. Takový záznam je třeba buď rozdělit, nebo alespoň řádně doplnit místa, instituce, začátky a konce pobytů.
Neschválený záznam je úplný, ale dosud neprošel kontrolou autority. Kontrola je dvoustupňová, na úrovni nejnižší organizační jednotky — katedry/ústavu/oddělení (ústavem se rozumí části FM) — a na úrovni fakulty. Pro účely evidence je CxI, rektorát a knihovna postavena na úroveň fakulty.
Do hromadných výstupů se zařazují pouze zcela schválené záznamy. Pověřené osoby dbají na správnost, pravdivost a úplnost záznamů, zvláště tam, kde neexistují data ke křížové kontrole (cesty bez cestovních příkazů, většina příjezdů).
Povinné náležitosti záznamu jsou především cílové instituce, tedy jejich názvy, případně názvy akce (konference, setkání) a pracoviště, které mobilitu zašťiťuje. Finanční účast pracoviště není podstatná a může být nulová, pracoviště ovšem musí být vždy uvedeno. Implicitně vyplňováno není, protože přímo a nepochybně z dostupných údajů nevyplývá.
Základní práce s portálem
Po otevření portálu uvidíte stránku s aktualitami. Pozorně si je přečtěte.
Přihlaste se, použijte stejné přístupové údaje, jako máte do LIANE. Pokud Vás systém odmítá, pošlete prosím chybové hlášení některému z administrátorů.
Základním uživatelským prostředím je centrální výpis dostupný pod tlačítkem Seznamy. Pro snazší orientaci jsou jednotlivé záznamy barevně klíčovány:
neúplný záznam
neschválený záznam
částečně chválený záznam
schválený záznam
násobný záznam
Další orientační prvky se mohou vyskytnout v prvním sloupci nazvaném stav. Mohou se vyskytovat v libovolné kombinaci:
Zámky označují stupeň ochrany záznamu. Bílý zámek znamená ochranu před zásahy vlastníka, šedý ochranu před zásahy správy na úrovni organizační jednotky, černým zámkem zamčené záznamy smí upravovat pouze administrátoři. Zámek může sejmout výše oprávněný správce nebo administrátor, případně ten, kdo zámek zavěsil.
P označuje provizorní záznam, vzniklý zpravidla rozdělením násobného záznamu nebo automatickým přidělením instituce na základě obdoby vložených údajů. Takové záznamy nemusí nutně být chybné, je třeba jim věnovat zle zvýšenou pozornost. Příznak zmizí, pokud je záznam ručně uložen.
V znamená, že záznam je k dispozici veřejně. Obecně platí podle platné směrnice, že údaje o mobilitách veřejné nejsou, ale lze je jako takové označit. Závisí to na rozhodnutí příslušné fakulty. Veřejný záznam bude vstupovat např. do veřejných prezentací univerzity. Zde je třeba upozornit, že žádné ze zde uváděných údajů nepodléhají omezením vyplývajícím z GDPR.
Hvězdy označují významnost akce. Nastavuje se číselníkem ve formuláři záznamu a záleží na rozhodnutí fakulty. Prozatím nemá konkrétní využití.
Záznamy psané kurzívou jsou dostupné pouze pro čtení, tedy v podobě jednoho řádku tabulky. Souvisí to s rozdělením kompetencí.
Základní akce proveditelné s výpisem jsou řazení a třídění. Řadit lze záznamy sestupně nebo vzestupně kliknutím na šipku vpravo od legendy sloupce. Opakovaným klikáním se mění směr řazení. Numerické proměnné se řadí jako čísla, textové podle abecedy (tedy 1,10,11,12,...,2,20,21,...). Třídit lze podle konkrétní hodnoty – seznam přípustných hodnot se objeví po kliknutí na text legendy. Omezení se odstraňují tlačítkem Zrušit filtry vlevo nad legendou tabulky. Pokročilejší třídění podle boolovských pravidel zatím není implementováno, platí, že všechny filtry musí být splněny.
Máte-li oprávnění k zápisu do daného záznamu, můžete jej bílým křížkem v červeném poli zcela vpravo smazat. Před smazáním jste vyzváni, zda opravdu má být záznam odstraněn. Tato akce je nevratná a je třeba si dobře rozmyslet, zda ji chcete opravdu učinit.
Založení nového a úpravy stávajícího záznamu
Nový záznam založíte odesláním správně vyplněného formuláře. Stejně tak změny ve stávajících záznamech se projeví teprve po uložení editačního formuláře. Systém pro oba účely používá stejný formulář, pouze v druhém případě je předvyplněn údaji z databáze.
Formulář nového záznamu se otevře kliknutím na tlačítko Založit novou mobilitu, existující záznam otevřete k úpravám kliknutím na příslušný řádek. Zde se může stát následující:
Záznam je pro Vás zamčený, zde, pokud jej chcete upravovat, musíte požádat správce na nejbližší vyšší úrovni.
Záznam je pro Vás nedostupný v tom smyslu, že na něm neparticipuje žádné pracoviště, k němuž jste oprávněn, nebo Vám nepatří. Takový záznam upravovat nesmíte.
Záznam je dostupný a otevře se v editačním formuláři.
Editační formulář je rozdělen do několika částí a jednotlivá pole jsou číslována. Pokud vidíte, že některá čísla jsou přeskočena, znamená to, že buď nedávají s daným typem akce smysl a není vhodné je vyplňovat, nebo je prozatím vyplnit nelze. To platí především u položek vázaných na již uložené záznamy, které nejsou otevřené pro záznamy nově vznikající. Jinak řečeno, pokud nějaké číslo chybí, je to záměr a ne chyba.
Formulář obsahuje pole povinná a nepovinná. Zelenou barvou jsou podložena všechna pole nepovinná, pokud to není uvedeno přímo v legendě daného pole. Všechna ostatní pole jsou povinná, tj. je třeba pole vyplnit, vybrat z roletky odpovídající variantu atd.
Kromě výběru cílové nebo vysílající instituce jsou všechny roletky uzavřené, tedy pokud do příslušného pole napíšete něco, co není ve výběru, nebude to akceptováno jako hodnota. Platí zejména pro rozsáhlé roletky (bílý podklad), do kterých lze sice vepsat text, ale pouze za účelem zúžení výběru – po vložení nejméně tří znaků mimo mezer se objeví výběr z hodnot obsahujících právě zadaný řetězec. Roletky na šedém podkladu nemají možnost vepsání vůbec, zde je třeba roletku rozbalit a vybrat hodnotu.
Některé roletky mají speciální poslední hodnotu, jako například roletky pro jména, kterou se aktivuje proces vytvoření nové přípustné hodnoty. Je to dílčí formulář, který umožní správně definovat hodnotu tak, aby odpovídala možnostem uložení v databázi. I zde platí, že bílé položky jsou povinné, zelené nepovinné.
Pole 1 je deskriptor záznamu uvádějící jednak obecné informace přímo v legendě, a to postupně mezi lomítky číselný identifikátor záznamu, číselný identifikátor vlastníka záznamu, označení cestovního příkazu, na jehož základě byl záznam vytvořen (existuje-li) a datum vytvoření záznamu. Tato data jsou neměnná a nelze je běžným způsobem, tedy bez přímého přístupu do databáze změnit. Dále jsou v deskriptoru aktivní prvky:
Barevná tlačítka postupu zpracování, nejprve za nejnižší organizační jednotky, potom za fakulty. Generují se z obsahu pole 12 a pouze osoba oprávněná na příslušné úrovni je může měnit. Pokud kliknutí vyvolá změnu barvy (červená/zelená), toto oprávnění máte. Za schválený záznam je povačžován takový, který je schválen za všechny fakulty bez ohledu na katedry. Schválení všech stupňů se automaticky ruší, pokud kdokoli pozmění obsah záznamu.
Černá a bílá pole s písmeny V, K a F udávají zámky. Pokud je tlačítko černé, je příslušný zámek zavěšen. Opět platí, že pouze kliknutí oprávněné osoby vede ke změně ochrany, přičemž za platnou se povauje nejvyšší (vlastník – katedra – fakulta).
Jména osoby, která zavěsila nejvyšší zámek a vlastníka záznamu, pouze pro informaci, na koho se obrátit.
Nastavení, zda údaje o mobilitě mají či nemají být veřejná.
Významnost mobility ve vztahu k TUL ve čtyřstupňové škále. Nastaví se podle potřeby.
POZOR! všechny prvky z 1. pole formuláře se ukládají samy, není tedy nutné a ani vhodné ukládat celý formulář. Důvod je jednoduchý, jedná se o údaje, které nemění obsah záznamu a pokud byste nechtěně změnili některé z polí následujících, běžným uložením celého formuláře byste vyvolali proces, který by mohl skončit zrušením schválení údajů. Kromě toho údaje v 1. řádku nepodléhají zamknutí.
Pole 2 definuje způsob přístupu k datům, což se mimo jiné projeví i změnou legendy některých polí a tím, že přibudou pole dříve skrytá. Jejich obsah se pochopitelně po opětovném skrytí nesmaže, jen je nevidíte.
Udržuje se a rozšiřuje databáze institucí. Je třeba nejprve zkusit nalézt odpovídající instituci z nabídky a až teprve potom vytvářet novou, aby zbytečně nevznikaly duplicity. Pokud přesto nenaleznete správnou instituci, můžete ji založit tím, že vyplníte v poli 9 její název, místo (název obce) a stát, v němž se nachází, a po zadání dat příjezdu a odjezdu (akceptuje se český i anglosaský formát) řádek kliknutím na zelené tlačítko s zaškrtávátkem uložit. Tlačítko se symbolem R slouží administrátorům k opravě špatně založených záznamů o instituci a nemá pro běžné uživatele význam.
Pokud je mobilitou výjezd, a to výjezd násobný, zobrazí se tolik řádků v poli 9, kolik je rozklíčovaných cílů v cestovním příkazu. Je třeba nejprve všechny dílčí cíle řádně dovyplnit a uložit zeleným tlačítkem v daném řádku (to nemá přímý efekt na samotný záznam, jen se uloží pomocná data) a potom v zaškrtávacím poli dodatečných úprav pod tabulkou s dílčími cíli určit, zda při uložení celého záznamu má být tento rozdělen (a originál zahozen), nebo zda má být pouze opatřen uvedeným rozkladem. Obecně je preferováno úplné rozdělení, protože se nejedná o jednu mobilitu, ale o sadu mobilit za sebou.
V poli 10 je u importovaných výjezdů uložen jak účel cesty, tak elementární zpráva, jak je uvedeno na cestovním příkazu. Objevují se zde údaje, jimiž může správce doplnit volná pole neúplného záznamu nebo upřesnit pole stávající. Příjezdy by zde měly mít uveden účel obdobně účelu cesty z návrhu na přijetí zahraničního experta. Rozsah by neměl překročit 10 000 znaků, pokud pole vkládáte Ctrl-C Ctrl-V z Wordu, zkontrolujte prosím, zda se převedl správně a všechny podivné znaky opravte. Zabráníte tím nesmyslům v tištěných materiálech.
Pokud je mobilita financována z projektů, je třeba tyto uvést v poli 11. Uvádí se vždy typ projektu z číselníku, konkrétní projekt, jeho interní číslo a podíl na financování. Každý řádek je třeba samostatně uložit, nové řádky mají zelené ukládací, obsazené potom červené mazací tlačítko. Aby nedošlo k omylům, je celý model uzavřen a to včetně nabídky interních čísel. Pokud příslušný projekt nenajdete, informujte administrátory nebo Vám nejbližšího koordinátora RIVu, ti jsou oprávněni zadat přes rozhraní v systému Publikace nový projekt do společné databáze. Budou po Vás chtít kromě názvu a národního/mezinárodního označení taky dobu trvání, hlavního řešitele, obor podle dFord číselníku, zainteresované fakulty a možná klíčová slova v angličtině. Správně zadaný projekt má pod sebou jednu prázdnou řádku.
Podobně pro pole 12 s tím rozdílem, že zde je uvedení alespoň jednoho pracoviště povinné. Nezapomínejte na podíly.
Tabulka v poli 13 je složitější a u mnoha záznamů zůstane prázdná. Vyplňuje se v případě, že existuje objektivní výstup z mobility použitelný jako indikátor. Tím je přinejmenším zpráva z mobility (přikládá se jako soubor), výsledek vědeckovýzkumné činnosti již uložený v databázi Publikace, nebo jiný výstup, který lze nějakýmk způsobem digitalizovat a přiložit v podobě souboru. Platí, že čím víc relevantních indikátorů máte, tím lépe. Indikátor musí mít název , ten se automaticky přebírá např. z názvů souborů, ale lze jej samozřejmě upravit, a musí mít nastaven stav realizace. Nerealizovaný výstup je například článek v tisku. Pole 13 ze své podstaty může být k dispozici pouze pro uložené záznamy, nehledejte je, dokud záznam neuložíte. Jednotlivé indikátory se opět ukládají nebo mažou nezávisle na hlavním záznamu vlastními ovládacími tlačítky, zeleným pro uložení a červeným pro smazání.
Ovládací tlačítka formuláře: Zcela vlevo je mazání záznamu, které odstraní i všechna doprovodná data na záznam navázaná vyjma cílových institucí, které jsou sdíleny a proto je mazat nelze. Vpravo je první tlačítko nového záznamu, které vynuluje všechna pole -- pokud jste záznam uložili, nic se neděje, jen se vyčistí formulář a připraví pro zadání dalšího záznamu. Následují tlačítka specifická, především modré tlačítko generující tiskopis návrhu na přijetí zahraničního experta (pouze pro uložené příjezdy). Poslední je zelené tlačítko uložení obsahu formuláře.
Kontrola obsahu je dvoustupňová. První je syntaktická, provádí ji prohlížeč a výsledkem je buď postup k uložení na server, nebo dialogové okno se seznamem chyb. Že vše funguje, a taky o počtu a povaze povinných polí se nejlépe přesvědčíte tak, že odešlete prázdný formulář. Všechna pole, která jsou v seznamu chyb uvedena, musíte vyplnit. Druhá kontrola je sémantická, provádí ji server spolu s databází a zpravidla proběhne správně – pokud ne, jste o tom informováni chybovým hlášením. Pokud mu nerozumíte, předejte je prosím administrátorům. Neuložená data, která prošla primární kontrolou nemusí být ztracena, pokud se podaří najít příčinu problému při kontrole sekundární. Na pokyn administrátora prostě kliknete znovu na odesílací tlačítko.
Příjezdy, jak bylo řečeno, mohou generovat tiskopis návrhu na přijetí zahraničního experta. Zde se otevře pomocný formulář, kde doplníte dosud nezadaná data: útvar, za který je příjezd organizován, telefonní linku garanta, text pro per diems tak, aby dával smysl (doplníte text před a za slovy vyplatit dne), nastavíte přímého nadřízeného, příkazce a správce a vyplníte tabulku s návrhem zdrojů.
K návrhu zdrojů: Nelze pouze přejmenovat nebo změnit počet sloupců. Legendu řádků můžete upravit dle libosti, můžete stisknutím klávesy Enter v posledním řádku přidávat řádky další – uloží se ale jen tolik řádků, kolik jich má v prvním sloupci názvy. Do jednotlivých polí lze vkládat libovolně dlouhý text, vždy ale jen jeden odstavec. Přílpadné dělení do více odstavců bude ignorováno, ostatně tabulka má velmi úzké sloupce a rozsáhlejší text by byl obtížně čitelný. Tlačítkem Export do PDF vytvoříte PDF soubor, který lze vytisknout, ale nelze jej upravit ve Wordu – nutný bezpečnostní prvek.
Uložení formuláře vyvolá obnovení obsahu stránky, tabulka s mobilitami se tedy načte znova a můžete pracovat na dalších datech.
Udržení session a další údaje
Pod hlavní nabídkou vidíte odpočet, kolik minut a sekund zbývá do automatického odpojení. V posledních pěti minutách znovu vyskočí přihlašovací okno, ale stačí obnovit stránku (Ctrl-R) a odpočet se nastartuje znova. Pokud hodiny doběhnou, musíte se přihlásit elegantně to lze vyřešit tak, že si otevřete prohlížeči novou záložku, v ní se přepnete na mobility.tul.cz, zde se přihlásíte a v původní záložce jen zavřete přihlašovací okno. Sezení se obnoví s novou identifikací a o případná neuložená data nepřijdete. Pokud ovšem máte vše uloženo, můžete se přihlásit normálně.
Ve stavovém okně vpravo nahoře vidíte seznam přihlášených osob podle okamžiku poslední aktivity. Toto bude doplněno jednoduchým messengerem, jehož prostřednictvím můžete s konkrétní osobou komunikovat. Funguje na Publikacích.